À l’Association Québécoise pour la douance, nous avons à cœur la protection des renseignements personnels dont nous disposons. Ainsi :
- Nous nous assurons de ne recueillir que les informations nécessaires au bon fonctionnement de l’Association et à l’accomplissement de sa mission.
- Nous obtenons le consentement de chacun avant de recueillir ces informations.
- Nous utilisons les renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles nous les avons recueillies.
- Nous mettons en place des mécanismes appropriés pour assurer la protection des renseignements.
Pour toute question ou plainte concernant la protection des renseignements personnels au sein de l’AQD, vous pouvez communiquer avec la présidente du conseil d’administration, Stella Bourgon-Germain, à sbourgon@aqdouance.org.
Politique détaillée
Comment sont recueillis les renseignements personnels?
Les renseignements sont fournis à l’AQD par les personnes mêmes de manière verbale ou de manière écrite par courriel ou par le biais de formulaires à remplir. Voici des exemples de moyens par lesquels des renseignements sont recueillis.
- Formulaire d’adhésion
- Formulaire de renouvellement
- Formulaire d’inscription à des activités (formation, conférence, discussion) de l’AQD
- Abonnement à l’infolettre
- Demande envoyée par courriel ou par Messenger
Consentement
Nous obtenons le consentement verbal ou écrit pour la conservation des renseignements personnels. Si une personne souhaite retirer son consentement, elle peut communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels et les mesures seront prises pour rectifier la situation. Le cas échéant, ce retrait pourrait affecter la prestation de services.
Quels sont les renseignements personnels recueillis et conservés?
Pour les membres
- prénom et nom
- adresse
- numéro de téléphone
- adresse courriel
- motivation à faire partie de l’Association
- qualifications professionnelles pertinentes (membres bénévoles seulement)
- occupation
- date d’adhésion à l’association
- présence et interventions aux assemblées générales notées aux procès-verbaux
- présence et interventions aux différents comités ou conseil d’administration notées aux comptes-rendus ou procès-verbaux
Pour les administrateurs, en plus des renseignements précédents
- date d’entrée en fonction comme administrateur
- poste occupé au conseil d’administration
Pour les donateurs et les clients des conférences grand public
- prénom et nom
- adresse
- adresse courriel
Pour les abonnés à l’infolettre
- prénom et nom
- adresse courriel
Pour les clients qui sont des organismes
- Nom de l’organisme
- Prénom et nom de la personne contact
- Adresse de l’organisme
- Numéro de téléphone de l’organisme
- Adresse courriel de l’organisme
- Date et type de formation/conférence donnée
- Prénom et nom des participants à la formation/conférence
Pour les conférenciers invités et formateurs payés par l’Association
- Prénom et nom
- Moyen de communiquer (téléphone et/ou adresse courriel)
- Profession
- Courte biographie
- Données bancaires pour le paiement
Les données bancaires de toute personne devant recevoir un paiement ou remboursement de l’Association.
À quelle fin sont recueillis et conservés ces renseignements?
Les informations sont recueillies dans le but d’assurer une bonne gestion de l’Association :
- Garder à jour un registre des membres et un registre des administrateurs tel que le prévoit la loi.
- Communiquer efficacement avec les membres pour les informer des activités, assemblées, besoins et nouvelles de l’Association, ainsi que pour le renouvellement de leur adhésion.
- Communiquer avec les membres, les donateurs et les abonnés à l’infolettre afin de faire la promotion de nos activités grand public, conférences et formations.
- Le nom, la profession et la courte biographie des conférenciers et formateurs peuvent être utilisées pour faire la promotion des conférences et formations.
- Les données bancaires sont utilisées aux seules fins de paiement ou remboursement.
Où sont conservés les renseignements?
Les renseignements, sauf les données bancaires, sont consignés dans le disque Google de l’Association. Certains renseignements concernant les membres, les donateurs, les clients des différentes activités se trouvent dans les comptes des plateformes transactionnelles utilisées par l’Association. Ces organismes sont aussi liés à la loi sur la protection des renseignements personnels.
Le nom des administrateurs de l’Association se trouvent aussi sur le site internet de l’Association.
Les données bancaires sont inscrites dans le site de notre institution bancaire sous la rubrique des fournisseurs.
Qui a accès aux renseignements?
Les membres du conseil d’administration ont accès à tous les renseignements se trouvant sur le disque Google de l’Association dont une section est réservée aux administrateurs. Les données bancaires sont accessibles seulement aux personnes ayant accès au compte bancaire de l’Association, ces personnes sont désignées par le conseil d’administration.
Les données concernant les transactions pour l’adhésion, les dons, les inscriptions aux activités qui se trouvent sur les plateformes transactionnelles sont accessibles aux personnes ayant la responsabilité de la gestion de ces plateformes et des activités liées.
Les membres ont accès, via le disque Google, aux procès-verbaux des assemblées générales, au tableau officiel des membres (prénom, nom, adresse courriel, occupation et statut de membre) et au registre des administrateurs (prénom, nom, profession, date d’entrée en fonction au CA, date de fin de fonction au CA, poste au CA pour tous les administrateurs depuis le début de l’Association et adresse pour les administrateurs actuels).
D’autres personnes tels que des membres bénévoles ou d’éventuels employés pourraient avoir accès aux renseignements personnels dans le but de bien remplir leurs fonctions.
Est-ce que l’Association peut transmettre les renseignements personnels à des tiers?
L’Association ne donne pas accès à d’autres organismes aux renseignements personnels qu’elle détient.
Les seules informations qui sont transmises concernent les administrateurs. En effet, le nom des administrateurs est sont inscrits sur le site internet de l’Association et les renseignements nécessaires sont transmis au registre des entreprises et à l’institution financière de l’Association.
Il pourrait arriver que la loi exige la transmission de renseignements personnels, auquel cas, l’Association se conformerait à la loi.
Quelles sont les règles de confidentialité?
Les administrateurs, membres bénévoles et employés éventuels s’engagent à ne consulter que les renseignements nécessaires à l’exécution de leur travail et à ne pas dévoiler les renseignements personnels à moins d’avoir eu l’autorisation explicite de le faire de la part des personnes concernées.
Combien de temps sont gardés les renseignements?
Les renseignements personnels sont gardés tant que l’Association en a besoin pour l’accomplissement de sa mission et se conformer aux exigences législatives. Par exemple, les renseignements concernant un membre sont gardés pendant tout le temps où cette personne est membre et sept ans après la dernière année de son adhésion. Il en est de même pour les renseignements concernant les donateurs, clients, conférenciers et formateurs.
Les renseignements concernant les abonnements à l’infolettre sont détruits dès le moment où la personne demande de mettre fin à son abonnement.
Les renseignements concernant les administrateurs sont gardés à vie.
Comment les renseignements sont-ils détruits?
Lorsque demandé ou lorsque le temps de conservation prévu est atteint, les renseignements personnels sont effacés des fichiers sur le disque Google et des plateformes transactionnelles.
Mesures pour protéger les renseignements personnels
- Gestion des accès au disque Google
- Alertes de détection des activités suspectes
- Utilisation de plateformes transactionnelles reconnues et sécuritaires
- Sensibilisation des membres et employés éventuels ayant accès aux informations
- Registre des incidents de confidentialité
- Politique claire de protection des renseignements personnels